Die 3 Komponenten einer effektiven Mitarbeiterbefragung

Gastbeitrag von Benjamin Granger, Leiter der EX-Beratungsdienste I Adjunct Faculty am Qualtrics XM-Institut.

Mitarbeiterbefragungen gehören zu den effektivsten Methoden, um die Einstellungen, Überzeugungen und Gefühle der Mitarbeiter zu verstehen.

Deshalb ist es wichtig, die Struktur von Mitarbeiterbefragungen zu verstehen und zu wissen, wie Sie sie für Ihr Unternehmen wirkungsvoll gestalten können. 

Relationale vs. transaktionale Mitarbeiterbefragungen

Bevor wir in die Anatomie einer Umfrage eintauchen, wollen wir den Hauptunterschied zwischen zwei Arten von Mitarbeiterumfragen erörtern: relationale und transaktionale Umfragen. 

• Relationale Umfragen messen die relativ stabilen Einstellungen der Mitarbeiter zu ihrer Arbeit, zum Unternehmen und zu bestimmten Aspekten ihrer Arbeit (z. B. die Beziehung zu ihrem Vorgesetzten, die Vergütung und die Sozialleistungen sowie die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten). 
• Beitransaktionalen Umfragen wird die Wahrnehmung der Mitarbeiter in Bezug auf bestimmte Interaktionen bei der Arbeit gemessen (z. B. die Teilnahme an einem Schulungskurs, die Bewerbung für eine interne Stelle oder das Einreichen eines IT-Tickets). 

Wir empfehlen, mit einer einfachen, relationalen Umfrage zu beginnen (z. B. einer eNPS Umfrage) für Organisationen, die zum ersten Mal Mitarbeiterbefragungen durchführen. 

Sobald sich das Unternehmen an die Befragung gewöhnt hat, sollte es sein Employee Experience (EX)-Managementprogramm schrittweise ausbauen und damit beginnen, Transaktionsbefragungen zu sinnvollen Zeitpunkten während der gesamten Mitarbeiterreise auszulösen - beginnend mit den ressourcenintensivsten und einflussreichsten Erfahrungen wie Einstellung und Onboarding.

Anatomie einer Mitarbeiterbefragung: 3 Komponenten

Unabhängig davon, ob es sich um eine relationale oder transaktionale Umfrage handelt, haben effektive Mitarbeiterbefragungen eine ähnliche Anatomie und enthalten drei Hauptkomponenten: Eine Ergebnismetrik, treibende Elemente und offene Fragen.

1. Verankerung der Mitarbeiterbefragung an einer Ergebniskennzahl

Jede Mitarbeiterbefragung sollte mindestens eine Ergebniskennzahl enthalten. 

Eine Ergebniskennzahl ist eine Gesamtmessung der Erfahrung des Mitarbeiters und sollte mitteilen, ob die von Ihnen gemessene Erfahrung gut oder schlecht war. 

Bei einer relationalen Umfrage zum Mitarbeiterengagement wäre die Ergebniskennzahl beispielsweise das Mitarbeiterengagement. Bei einer transaktionalen Post-Onboarding-Umfrage könnte die Ergebniskennzahl eine Gesamtbewertung der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Onboarding-Erlebnis sein. 

2. Ergreifen Sie Maßnahmen auf das Mitarbeiterfeedback mit den Treibern

Es ist weit verbreitet, dass sich Organisationen zu sehr auf Ergebniskennzahlen konzentrieren. Einige Organisationen führen sogar Erhebungen durch, die nur Ergebniskennzahlen enthalten. Unserer Ansicht nach ist dies ein Irrweg. 

Der letztendliche Zweck jeder Mitarbeiterbefragung sollte darin bestehen, das Feedback in die Tat umzusetzen. Aus diesem Grund ist die wichtigste Komponente jeder Mitarbeiterbefragung die Treiberelemente! 

Mit denTreibern werden bestimmte Aspekte der Mitarbeitererfahrung gemessen, die dazu geführt haben, dass sie gut oder schlecht war. Die Treiber sagen Ihnen, warum die Mitarbeiter so empfinden, wie sie es tun, und was die Organisation und ihre Führungskräfte tun können, um diese Erfahrungen zu verbessern.  

In einer Umfrage zum Mitarbeiterengagement können einige Faktoren als Umfragefragen erscheinen: 

• "Ich habe die Autorität, die ich brauche, um meine Arbeit zu tun. Fahrer: Autorität und Ermächtigung
• "Ich habe Zugang zu den Ressourcen (z. B. Materialien, Ausrüstung, Technologie usw.), die ich brauche, um meine Arbeit effektiv zu erledigen." Fahrer: Ressourcen
• "Ich kann meine Meinung offen sagen, ohne Angst vor Repressalien. Fahrer: Psychologische Sicherheit

Bei transaktionalen Umfragen, bei denen es um das Feedback von Bewerbern oder neuen Mitarbeitern geht, würden die Einflussfaktoren beispielsweise spezifische Aspekte der Erfahrung wie Pünktlichkeit, Qualität und Häufigkeit der Kommunikation sowie die Einfachheit der verwendeten Systeme umfassen.  

3. Lassen Sie die Mitarbeiter mit offenen Fragen ausdrücken, wie sie sich fühlen

Die letzte Komponente einer effektiven Mitarbeiterbefragung sind offene Fragen. 

Offene Fragen sind Messungen zusätzlicher Informationen, die die Mitarbeiter über ihre Erfahrungen bereitstellen. Mit diesen Fragen werden wertvolle Informationen erfasst, die das Unternehmen mit Standardfragen nicht sammeln kann. 

Es gibt einige Gründe, warum offene Fragen wichtig sind. 

• Erstens eignen sie sich hervorragend, um von den Mitarbeitern konkrete Vorschläge zur Behebung oder Verbesserung einer Situation zu erhalten. 
• Offene Fragen eignen sich auch, um herauszufinden, welche Aspekte der Erfahrung die Organisation nicht bedacht oder berücksichtigt hat.
• Und schließlich geben offene Fragen den Mitarbeitern die Möglichkeit, das Gespräch zu führen!

In einer Umfrage zum Mitarbeiterengagement können z. B. folgende offene Fragen sinnvoll sein:  

• Bei Mitarbeitern, die negativ auf ein bestimmtes Fahrerelement reagieren, antworten Sie: "Es tut uns leid, dass Sie sich so fühlen, und wir bemühen uns, Ihre Erfahrungen zu verbessern! Was könnten wir noch besser machen?"
• You can also ask for more detailed feedback – “Can you share any specific suggestions for how we can improve your experience working at <company name>?” 

Betrachten Sie es einmal so: In jeder guten zwischenmenschlichen Beziehung, die Sie mit einer anderen Person haben, geht die Kommunikation in beide Richtungen, richtig? Manchmal bestimmen Sie das Gespräch, und manchmal bestimmt die andere Person es. 

Das Gleiche gilt für die Beziehung zwischen Mitarbeiter und Organisation. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass wir den Mitarbeitern manchmal die Führung des Gesprächs überlassen - einseitige Gespräche sorgen nicht für sehr gute langfristige Beziehungen! 

Schlussfolgerung

In gewisser Weise sind Mitarbeiterbefragungen wie Mitgliedschaften in Fitnessstudios: Man muss "auftauchen" und aktiv werden, um Ergebnisse zu sehen. 

Die wichtigsten Komponenten einer Mitarbeiterbefragung sind jedoch die treibenden Faktoren und die offenen Fragen, denn sie geben Aufschluss darüber, was Sie verbessern und wo Sie ansetzen können. 

Über Benjamin Granger

Benjamin Granger, Ph.D., XMP, ist der Leiter der EX Advisory Services I Adjunct Faculty bei Qualtrics. Er verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung im Aufbau von Experience Management (XM)-Programmen auf der ganzen Welt und leitet Forschungsinitiativen innerhalb des Qualtrics XM Institute. 

Über das XM-Institut

Das Experience Management (XM) Institute ist der Forschungs- und Thought Leadership-Arm von Qualtrics. Das XMI ist verantwortlich für die Entwicklung praktischer Vordenker im Bereich XM und den Aufbau einer globalen Gemeinschaft von XM-Experten.